ＮＴＴ都市開発ビルサービス株式会社様

スカイアークが共同開発をしているシックス・アパート社製品「MTP（Movable Type Premium）」ご導入により、テキストベースの社内ポータルを大幅にリニューアル。社長からのメッセージ、全社通知事項、各部署の取り組み等、情報共有の場となる社内ポータルサイトを開設されたNTT都市開発ビルサービスの皆様にお話しを伺いました。（写真左から鶴見課長、高橋部長、岡課長、山本主査）

組織の拡大に伴って、社内ポータルも基盤を大きくする必要がありました。

貴社の事業概要をお聞かせください。

高橋　当社NTT都市開発ビルサービスは、NTT都市開発の100％出資会社であり、オフィスビル、マンション等の管理業務を中心に、オフィス工事、移転ソリューション等を実施しております。直近の事業としては 2019年7月にＮＴＴ都市開発が竣工させた「アーバンネット内幸町ビル・THE BLOSSOM HIBIYA」の運営・管理が挙げられます。オフィスとホテルで構成される複合ビルで、内部の工事等も当社が担っております。
　当社には現在約400名の社員が在籍し、札幌、仙台、首都圏、名古屋、大阪、広島、福岡に拠点・営業所を展開しています。事業内容ごとに組織が分かれており、年齢層は20代から60代と幅広く、雇用形態も当社新卒採用者、中途採用者、NTT都市開発からの出向者等、バックグランドが多岐にわたる人材で構成されています。

当社製品ご投入前の課題は？

鶴見　全社員に迅速な社内周知を実施することを目的として、Word Pressベースの社内ポータルを2013年に導入し、使用してきましたが、ここ２～３年の間に会社統合、組織の新設・改編等々が繰り返され、エリア的にも事業内容的にも幅が広がり、組織的な変化・拡大が急速に進みました。その結果、社内で周知すべき内容の質と量に変化が生じ、各事業をまたがった社員相互間のコミュニケーションをより迅速化、活性化する必要性が生まれました。結果として、組織の拡大に伴って社内ポータルも基盤を大きくする必要がありました。
　しかし、旧社内ポータルでは、権限を付与されたユーザーしか投稿・編集ができない、各投稿記事に対してコメントを付ける機能がないなど、コミュニケーション機能が十分ではなく、また、テキストベースであるため視認性の高い表現が難しい、各組織の具体的な活動内容が明らかでないなど、情報発信機能にも課題がありました。他にも周知機能と利便性に課題があり、そうした点から、閲覧アクセス件数が全社員数比率で伸びていないという状況でした。

岡　旧社内ポータルでは組織的な変化により生まれた「社員相互間のコミュニケーションのさらなる迅速化、活性化」という新しい課題の解決は難しい状態でしたので、新しいコンセプトに基づく社内ポータルのリニューアルが必要となりました。
　そこでまず私たちは「新社内ポータル構築の目的」を明確にしました。①業務内外に関わらず、社員間のコミュニケーションをより活性化させること ②社内で実施すべきこと、ルール等の周知が徹底され、各社員による確認漏れ等がない仕組みをつくると同時に、各組織から情報発信できる場を作り、情報共有を促進できる仕組みや文化を醸成すること ③各社員にとって業務上必要な情報が一元化され、簡易にアクセスができ、すみやかに確認できる仕組みをつくること。以上、３つの目的を共有した上で、社内ポータルのリニューアルに向けた取り組みを開始いたしました。

弊社製品ご導入の経緯は？

鶴見　まず、新しいコンセプトの社内ポータル構築に相応しい候補となる会社を複数選定いたしました。スカイアーク社については 2017年12月のセミナーに当社スタッフが参加したことで候補会社として検討をさせていただきました。
　候補会社を対象にした書類審査とプレゼン審査を経て、総合評価でスカイアーク社製品の採用を決定させていただきました。評価のポイントとなったのは、新社内ポータルの仕様、納期、予算、実績等、必要なすべての条件を満たしている企業であったということです。短納期のなか、当社の事情により様々な制約があったなかで、すべてクリアできるというお答えをいただき採用を決めました。2018年4月に導入を決めてプロジェクトをスタートし、同年7月には社内ポータルのリニューアルが完了しました。

主体的に社内ポータルを見ることが当たり前、
という認識も会社全体に浸透しつつあると思います。

デザイン面で重視されたのはどのような点ですか？

鶴見　実は私達もそれほどアイデアを持っていたわけではなかったため、取り急ぎ、現状のテキストベースの社内ポータルを写真や絵などアイキャッチを用いてより分かりやすくしたいという要望をスカイアーク社に相談させていただきました。するとまず、他社の公式サイトやプロバイダーが使用しているトップ画面等、様々なサンプルを見せていただき、今の流行、主流のデザイン構成をご提示いただきました。コンサルに近い形でデザイン構成をご提案していただいたので、案に対して「これはいいですね」と賛同するような形でスムーズに進行していくことができました。
　一方、当社側が特に重視して主導的に決めたのは、画面のレイアウトです。例えば、スタッフからの一方通行のお知らせスペースを縮小して組織の発信スペースを拡大する、社員の趣味やプライベートが分かる部分をつくる、あるいは、よく使うものはメインメニューにする、というようなことでした。

ご導入後、どのような効果が見られましたか？

岡　社長からの情報発信、各組織・部署の取り組み、社員紹介等、幅広い記事の投稿が増え、社内コミュニケーションの強化に繫がりました。多くの社員がアクセスするようになったことで多彩な情報発信が可能になり、さらにその情報が職場で話題になり会話がなされるような状況が実現しています。また、投稿された記事へコメントできる機能を追加したことで、一方的に発信するのではなく、双方向のコミュニケーションをとることも可能となりました。

山本　情報発信機能の強化も実現できました。従来の社内ポータルでは、テキストベースで、視覚的に訴えることに対しては物足りなさがありましたが、新しい社内ポータルでは、画像を加え、グローバルメニューを充実したたことで、より見やすく、興味のある記事にアクセスしやすい構成となるように変更しました。

鶴見　リニューアル前は閲覧率が低く、周知事項に対して「それはもう周知しました」「いえ、知りません」というようなやり取りがしばしばあったほどです。そのため、社内ポータルに情報を投稿した後「ここに投稿したので見てください」とメールには本文そのものは記載せず、社内ポータルのリンクのみを貼り、周知するなど、どうにか社内ポータルを見てもらえるように工夫する必要がありました。
　リニューアル以降は、毎朝出勤してパソコンを立ち上げると社内ポータルサイトが自動的に表示されて、情報が共有される仕組みになっており、少なくとも社員全員を対象にしている記事はきちんと読まれている感があります。各自が主体的に社内ポータルを見ることが当たり前、という認識も会社全体に浸透しつつあると思います。

更新頻度はどれくらいですか？ また、反響の大きかったコンテンツは？

山本　更新頻度はかなり高く、日々何かしら投稿がされています。基本的には総務系が多いですが、各部署からも様々なイベント毎にトピックが投稿されるようになりました。また、「社長メッセージ」は毎月更新しています。会社のロケーションが北海道から九州まで多岐にわたり、普段は社長と顔を合わせることがない社員の方が多いなか、社長からのメッセージを定期的に受け取ることは自社のトップに対する親しみや理解だけでなく、社員が会社をよりよくしたいという気持ちにつながればと考えています。

岡　社内報は、閲覧アクセス数が高く、よく読まれています。「何が出ているのだろう？」と皆さん気にしてくれているようです。また、転入者の自己紹介や趣味、休日の過ごし方など、個人的な内容にも皆さん関心を持たれています。社内ポータルサイトではプライベートなことも発信できる、そういう空気が醸成されつつあるように見受けられます。

今後もスカイアーク社から流行や最新技術などを踏まえたご提案をいただけると期待しております。

今後の課題、社内ポータルの改善予定はございますか？

山本　リニューアルにより利用便宜性が高まり、見やすいインターフェースとなりました。 今後については、記事保存・公開のスピードアップ、新規投稿記事の表示改善など、検討していきたく思います。

岡　どのコンテンツがよく読まれているのか、どんな内容が興味を持たれているのかについて、今一度、閲覧アクセス件数等を把握して、より中身を充実させていきたいと考えています。積極的に見たくなるポータルサイトをつくれるように、社員の声を聞いてみたいですし、可能であれば要望によってコンテンツも変えていきたいと思っています。また、掲載画像のサイズに大小のアクセントをつける、動画を盛り込むなど、さらなる工夫を考えて改良していきたいです。

鶴見　これはちょうどスカイアーク社にご相談しようと思っていたことですが、全社版ポータルサイトの縮小版のような、事業部ごとに使えるポータルをつくることができればと考えています。転勤や出向などで新しい人が各部署に入ってきた際も、ポータルを見ればマニュアルや規定をスムーズに理解できるという状態になれば理想的です。

最後に、当社製品の導入を検討されている企業様向けのコメントをお願いします。

高橋　新しいコンセプトに基づく社内ポータルのリニューアルのため短期間でRFP（Request For Proposal：提案依頼書）をまとめ、RFPによる競争入札、提案内容審査、仕様決め、カットオーバまでの短納期開発、カットオーバ後の既存データの移行等、すべてのスケジュールが短いなかでスカイアーク社には円滑に対応していただきました。

岡　短期間の開発にも関わらず、迅速かつ丁寧に対応していただき、完成させることができました。リニューアル前の課題が解決され、大変満足しています。スカイアーク社には今後とも実情に応じた、きめ細かいサポートを期待しています。

鶴見　社内ポータルというのはデザイン的なものも含めて日進月歩だと思います。今後も当社の社内ポータルサイトが陳腐化しないように、プロであるスカイアーク社から流行や最新技術などを踏まえた推奨やご提案をしていただけるのではと期待しております。